FAQ – häufig gestellte Fragen

Auf unserer Produkt-Website erhalten Sie alle Informationen rund um den hausmanager.
Wenn Sie eine Online-Präsentation, einen Testzugang oder Fragen zu den Funktionen und Preisen haben, nehmen Sie gern Kontakt mit unserem Vertrieb auf!
Diesen erreichen Sie unter folgender Telefonnummer: +49 (0) 30 398 20 22 64

Durch unsere Kundenbetreuung erhalten Sie stets kompetente Unterstützung.
Im Kontaktbereich finden Sie sämtliche Kontaktinformationen zu unserer Support-Hotline und den schriftlichen Kontaktmöglichkeiten im First Level Support.

Um einen allgemeinen Überblick über den Funktionsumfang des hausmanagers zu erhalten, haben wir das folgende Video für Sie erstellt.

Auf der Erste-Schritte-Seite erhalten Sie eine dataillierte Übersicht und Unterstützung bei der ersten Einrichtung Ihres hausmanagers.

Im ersten Schritt können Sie Ihre Browserdaten (Cache und Cookies) löschen, um den Seitenaufbau zu beschleunigen.

Nutzen von Browsercache und Cookies:
Cookies sind Dateien, die von Websites erstellt werden, die Sie besuchen. Mit ihnen werden Browserdaten gespeichert, wodurch Nutzer komfortabler surfen können. Im Cache werden Teile von Webseiten gespeichert, z. B. Bilder. Dadurch können Webseiten bei Ihrem nächsten Besuch schneller geladen werden.

– Vorgehen im Chrome-Browser:
Tippen Sie auf die vertikalen Punkte in der oberen rechten Ecke Ihres Browserfensters und wählen Sie „Verlauf“ aus dem angezeigten Menü. Wählen Sie „Browserdaten löschen“ und wählen Sie einen Zeitraum für die Daten aus, die Sie löschen möchten. Um alle Daten zu löschen, wählen Sie „Gesamte Zeit“. Klicken oder tippen Sie auf „Daten löschen“, um Ihre Auswahl abzuschließen und Ihren gesamten Browserverlauf zu löschen.

– Vorgehen im Firefox-Browser:
Klicken Sie zuerst auf das Bibliothekssymbol und wählen Sie dann „Verlauf“. Wählen Sie „Neueste Chronik löschen…“, um eine Liste mit Optionen aufzurufen. Sie können einen bestimmten Zeitraum auswählen oder Ihren gesamten Verlauf bis zu diesem Zeitpunkt löschen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen im Menü, um Ihren Browserverlauf, Downloads, Anmeldungen, Cookies, den Cache und den Suchverlauf zu löschen. Wählen Sie „Jetzt löschen“, um die ausgewählten Informationen aus Ihrem Browser zu löschen.

– Vorgehen im Safari-Browser:
Klicken Sie im Menü oben auf Ihrem Computerbildschirm auf „Safari“. Klicken Sie anschließend auf „Verlauf löschen“ und wählen Sie einen zu löschenden Zeitraum aus.

Sollte dies nicht zum gewünschten Ergebnis führen, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Support auf. Wir versuchen Ihnen dann indivuell weiterzuhelfen und suchen mit Ihnen gemeinsam nach der Ursache.
Kontaktbereich

Als Meldender können Sie sowohl ohne Anmeldedaten, als auch mit Zugangsdaten, ein Ticket übermitteln.
Im Menüpunkt „Tickets“ können Sie ein neues Formular befüllen und abschicken.

Der Ticker Extern bedarf keiner Anmeldedaten für Ihren hausmanager.
+ Vorteil: Eine große Gruppe von Personen kann Tickets an Sie versenden. Die einzige Voraussetzung ist ein Link (URL) zum Ticketsystem.
– Nachteil: Es können keine individuellen Abfragemasken erstellt werden (z.B. Schlüsselverlust und Wasserschaden), außerdem werden standortgenaue Informationen nicht übermittelt, sodass eine händische Verortung durch den Ticketbearbeitenden durchgeführt werden muss.

Der Ticker Login bedarf persönlicher Zugangsdaten (Nutzerverwaltung).
+ Vorteil: bauteil- und standortgenaue Verortung möglich (Feuerlöscher in Raum A beschädigt), außerdem können individuelle Ticketmasken erstellt werden, die alle relevanten Informationen beinhalten, die zur weiteren Bearbeitung des Schadens nötig sind
– Nachteil: aufwendigere Nutzerverwaltung

Der Bearbeitungsstatus von Tickets wird in 4 Gruppen eingeteilt.
Ein Ticket kann „offen“, „in Bearbeitung“, „erledigt“ oder als „nicht notwendig“ klassifiziert sein.
In welchem Status sich ein Ticket befindet kann in der Spalte „Status“ im Menüpunkt Tickets eingesehen werden.

Wenn eine Aufgabe, die aus einem Ticket heraus erstellt wurde, bearbeitet und abgeschlossen wird, so wird auch der Status des Tickets auf „erledigt“ gesetzt.

Ein Ticket kann nicht direkt einem Bearbeiter zugewiesen werden.
Das Ticket muss zunächst in eine Aufgabe gewandelt werden. Dafür benötigen Sie den kleinen gelben Stift am Anfang jedes Tickets.
Sollten Sie keinen Stift unter dem Menüpunkt Tickets sehen, dann kann der Nutzer, mit dem Sie angemeldet sind, keine Tickets zu Aufgaben wandeln.

Der Menüpunkt Aufgaben stellt das Herzstück des hausmanagers dar.
Jede Tätigkeit, die in Ihren Liegenschaften stattfindet, wird durch eine Aufgabe erfasst und kann so anschließend bearbeitet werden.
Im Rahmen der Aufgabe werden alle relevanten Informationen zusammengefasst, Verantwortliche benannt und Dokumente hinterlegt.

Um sich die gewünschten Informationen ausgeben zu lassen, müssen Sie zunächst eine Objektebene (1), einen Zeitraum (2) und einen Adressdatensatz (3) wählen, die für die Auswertung relevant sind.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit weitere Filter (4) anzuwenden. Diese umfassen Kategorien, (Teilerledigungs-) Status, Leistungsbereiche nach denen SIe Aufgaben gruppieren können.
Im Ergebnis erhalten Sie so eine Übersicht über die Aufgaben in einer Objektebene, zum gewählten Zeit, der durch eine Person durchzuführen ist.
Diese Übersicht können Sie sich nun ls Export per Excel- oder PDF-Dokument ausgeben lassen.

Wenn Sie bestimmte Filterungen regelmäßig vornehmen, können Sie diese auch als Vorlage abspeichern.

Eine Aufgabe kann entweder direkt oder über den Leistungsbereich zugewiesen werden.
Direkt weisen Sie Aufgaben einer Person zu, indem Sie im Aufgaben-Dialogfenster unter „Zugewiesen“ einen Adressdatensatz auswählen. Mit einem Doppelklick auf den Namen der zuständigen Personen, wird dieser zur zugewiesenen Adresse.
Wenn Sie bereits Leistungsbereiche definiert und diese mit den Adressen je Objektstruktur gefüllt haben, dann muss die zuständige Person nicht manuell eingetragen werden. Stattdessen wählen Sie den Leistungsbereich / das Gewerk, das die anstehende Aufgabe erledigen soll. Der entsprechend zugewiesene Mitarbeiter wird nun automatisch eingetragen und erhält die neue Aufgabe zur weiteren Erledigung.

Ihre Unternehmensadressen werden in verschiedenen Adressbüchern erfasst. Diese werden mit allen internen und externen Kontakten befüllt, welche im Nachgang zur Zuteilung von Aufgaben und Tätigkeiten zu einer Person dienen.
Im Gegensatz dazu erstellen Sie im Menüpunkt Nutzer Zugänge zu Ihrem hausmanager für alle Personen, die entweder aktiv in der Software arbeiten (Hausmeister, Objektleitung, Administration) oder für Externe, die das Ticketsystem zum Melden von Mängeln und Störungen verwenden.
Einem Nutzerzugang ordnen Sie eine Adresse zu, damit die Rechteeinschränkung des Nutzers auf die Adresse übertragen wird.

Beispiel: Sie können mehrere Dienstleistungsunternehmen in Ihrem Adressbuch erfassen, ohne dass diese einen Zugang (mit Login-Daten) zu Ihrem hausmanager benötigen.

Beim Kauf des hausmanagers erhalten Sie drei Lizenzen.
Lizenzen können zu jeder Zeit hinzugebucht oder abgemeldet werden.
Jede Person, die einen Zugang mit Schreibrechten für hausmanager oder TechnikerApp benötigt, benötigt eine eigene Lizenz. Personen, die nur Schreibrechte für das Ticketsystem benötigen (und nur Leserechte für ausgewählte Menüpunkte erhalten sollen), benötigen keine eigene Lizenz.

Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.
Jeder Mitarbeiter, der mit der Hauptanwendung „hausmanager“ oder der Techniker App Aufgaben bearbeiten soll, benötigt eine Lizenz.
Für externe Nutzer benötigen Sie keine zusätzliche Lizenz. Externe Nutzer haben nur Leserechte in freigegebenen Bereichen. Ausschließlich im Bereich Tickets haben auch diese Nutzer Schreibrechte, sodass diese Ihr Ticketsystem nutzen können.

Hinweis: Die Leserechte des externen Nutzers können, je nach Freigabe des Administrators, eingeschränkt werden. Schreibrechte können für externe Nutzer nicht zusätzlich freigegeben werden.

Die Rolle mit den meisten Rechten ist der „Administrator“. Dieser Nutzer hat uneingeschränkt Lese- und Schreibrechte im Programm.
Die Rolle „Leiter“ hat ähnliche Rechte wie der Administrator, kann jedoch die Menüpunkte Optionen und Nutzer nicht bearbeiten. Diese sind ausschließlich der Rolle „Adminstrator“ vorbehalten.
Die darunter liegende Rolle ist der „Objektbetreuer“. Dieser kann, zusätzlich zu den Nutzern und Optionen, nicht auf den Menüpunkt Stammdaten zugreifen und muss explizit Objekte zugewiesen bekommen, dessen Aufgaben er sehen und bearbeiten kann.
Die wenigsten Rechte hat die Rolle des „Hausmeisters“. Zusätzlich zu den vorangegangenen Einschränkungen kann diese Rolle keine Inhalte löschen sowie nur die eigenen Aufgaben sehen. Die darüber liegenenden Rollen sehen Aufgaben, die in dem zugeteilten Objekt auftreten.
Eine Sonderrolle nimmt die Rolle „Extern“ ein. Diese benötigt keine kostenpflichtige Lizenz und steht Ihnen unbegrenzt zur Verfügung. Allerdings können Nutzer dieser Rolle nur Tickets schreiben und ggf. freigegebene Menüpunkte einsehen, diese jedoch, inkl. Aufgaben, nicht bearbeiten. Durch diese Nutzer können keine Teilerledigungen eingetragen werden.
Die Bezeichnungen der Rollen können nicht von Ihnen angepasst werden. Je nach Rechtevergabe in Ihrem Unternehmen, kann ein angestellter Hausmeister auch die Objektbetreuer-Rolle zugewiesen bekommen, obwohl sein Job-Titel „Hausmeister“ ist. Alle Rollen können, im Rahmen Ihrer erworbenen Lizenzen, unbegrenzt oft eingesetzt werden. Wenn Sie dies möchten, könnten Sie allen aktiven Nutzern des Programms die Rolle „Administrator“ zuweisen. Alle Personen könnten in diesem Fall jedoch Änderungen in allen Menüpunkten vornehmen.

Wenn Ihre Nutzer keine Objektstruktur oder Aufgaben sehen können, dann wurden in der Rechteverwaltung für diese Nutzer nicht ausreichend Rechte vergeben.
Sobald Sie die Rolle „Objektbetreuer“ oder „Hausmeister“ wählen, müssen Sie diesen Nutzern Objekte Ihrer Objektstruktur freigeben. Gleiches gilt auch für externe, kostenlose Nutzer.

Wenn Sie sich in dem Menüpunkt Nutzer befinden, sehen Sie in Listenform alle bereits angelegten Nutzer. Wählen Sie nun den Nutzer aus, für den Sie eine Objektfreigabe durchführen wollen. Selektieren Sie dazu auf der linken Seite das Kontrollkästchen vor dem Namen (1) und klicken Sie anschließend auf das Objektfreigabesymbol (2). In einem neuen Dialogfenster sehen Sie nun Ihre Objektstruktur, die Sie bis zur Liegenschaftsebene individuell freigeben können. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden Nutzer, der als Hausmeister, Objektbetreuer und Externer angelegt ist.

Die TechnikerApp kann in allen gängigen Appstores heruntergeladen werden. Die Android-Version der TechnikerApp erhalten Sie im Google-Play-Store. Wenn Sie iPhone oder iPad nutzen, finden Sie die TechnikerApp im App-Store. Verwenden Sie bei der Suchfunktion im jeweiligen App-Store eines der folgenden Schlagworte: „TechnikerApp“ oder „hausmanager“. Abschließend installieren bzw. laden Sie die App herunter und können diese nun öffnen.

Verwenden Sie Ihre URL (Internetadresse Ihres hausmanagers) sowie Ihren Benutzernamen und Passwort. Ein Nutzer muss durch den Administrator angelegt werden. Dieser legt auch das erste Passwort fest. Bei der ersten Anmeldung des Nutzers kann ein selbstgewähltes Passwort vergeben werden. Wiederholen Sie den Anmeldeprozess nach der Bestätigung des neuen Passworts (einmalig notwendig).

Sobald Sie einem Leistungsbereich (LB) in einem freigegebenen Objekt hinzugefügt (1) sind und dieser LB in einer Aufgabe verwendet wird, erhalten Sie die Aufgabe auf Ihr Smartphone.
Alternativ können Sie zu einer Aufgabe einen Adressdatensatz direkt einfügen. Im Dialogfenster einer Aufgabe, auf der (2) rechten Seite können Sie unter der blauen Schaltfläche „Zugewiesen“ einen Adressdatensatz eines Mitarbeiters oder externen Dienstleisters eintragen.