Objekte & Facilities-Menü

Inhaltsverzeichnis

Übersicht „Objekte & Facilities“

A1 – Objektstruktur

A1.1 – Objektsuche

Suchen Sie nach Objektnamen und starten die Suche mit „Enter“. Die Ergebnisse stehen dann zur Auswahl bereit.

A1.1.1 – Suchparameter wählen

Wählen Sie hier den Suchparameter, nach dem Sie gezielt suchen möchten. Ihnen werden nach Eingabe (2.4) und Bestätigung alle Objekte angezeigt, die dem Suchbegriff des gewählten Suchparameters entsprechen.

A1.1.2 – Verfeinerte Suche

Suchen Sie innerhalb der Objektstruktur nach bestimmten Attributen, statt allgemein über alle Attribute hinweg zu suchen.

A1.1.3 – Individuelle Felder

Bei der Verwaltung von Objektdaten stehen Ihnen zwei Felder zur individuellen Nutzung zur Verfügung. Im Menü „Optionen“ > „Weitere“ > „Sonstige“ können Sie die Felder „Feld 1“ und „Feld 2“ individuell benennen.

A1.1.4 – Erweiterte Suche nach bauteilspezifischen Parametern

Wählen Sie als Suchparameter „erweiterte Suche“ aus, so können Sie nach Objekten suchen, denen Anlagen oder Leistungen mit spezifischen Attributen zugeordnet sind.

A1.2 – Geo-Koordinaten / Abgleich / Export

Geokoordinaten: Ermittlung von Geo-Koordinaten aus der Adresse.

Abgleich: Hier erhält man die Möglichkeit, mit einer Import-Datei Objektdaten hochzuladen.

Export: Hier erhält man die Möglichkeit, die Objektdaten in Excel-Form herunterzuladen.

A1.3 – Objektdaten bearbeiten

An dieser Stelle können Sie die Objektdaten bearbeiten, löschen oder neu hinzufügen.

A1.4 – Objekt-Strukturbaum

Ihre aktuelle Objektstruktur. Die Ordner stellen Ihre Objektgruppen dar. Durch Öffnen der Ordnerstruktur werden die untergeordneten Objektebenen angezeigt. So können Sie Gruppen, Liegenschaften, Gebäude, Einheiten und Räume anzeigen lassen. Durch einen Klick auf das jeweilige Objekt werden alle Daten im Aufgabenbereich nach diesem Objekt gefiltert. Durch die Schaltfläche X „Auswahl zurücksetzen“ können Sie die Objektselektion zurücksetzen. Im Menü „Objekte & Facilities“ können Sie Ihre Objekte verwalten.

A2 – Objektebereich

A2.1 – Reiter Übersicht

Im Reiter Übersicht werden alle Elemente der Objektstruktur gleich und unterhalb der ausgewählten Ebene angezeigt. Die Spaltenansicht kann in der Toolbar am unteren Rand bearbeitet werden.

A2.1.1 – Spalten einstellen und speichern

An dieser Stelle können Sie Einstellungen an den Tabellenspalten vornehmen und diese im Anschluss für später speichern.

A2.1.2 – Exporte

An dieser Stelle können Sie Objektdaten exportieren. Dafür gibt es verschiedene Varianten für Excel- oder PDF-Dateien. Hier kann zum Beispiel auch der Leerstand in Excel ausgegeben werden.

A2.2 – Reiter Grunddaten

Der Reiter Grunddaten zeigt Informationen verschiedenster Art von dem auf der linken Seite ausgewählten Strukturelement.

A2.2.1 – Objektnummer

An dieser Stelle kann man die Objektnummer lesen. Diese kann man auch in der Import-Datei angeben.

A2.2.2 – Objektname

An dieser Stelle kann man den Objektnamen lesen. Dieser kann auch in der Import-Datei angegeben werden.

A2.2.3 – Eigentümer

An dieser Stelle kann man den Eigentümer lesen. Dieser muss vorher im Reiter Adressen eingetragen werden.

A2.2.4 – Adresspool

An dieser Stelle können Sie den Adresspool der Liegenschaft angeben. Alle Adressen, die diesem Adresspool zugeordnet sind, können im Reiter Adressen hinterlegt werden. Ein Adresspool kann im Menüpunkt Adressen angelegt werden. Das hat nichts mit den freizugebenden Nutzern zu tun.

A2.2.5 – Übergabe/ Berechnungsdatum

An dieser Stelle kann man den Tag der Objektübergabe angeben sowie ab wann die Berechnung der wiederkeherenden „Regelaufgaben“ stattfinden soll. Eine Änderung des Datums nachdem Sie bereits Terminserien in diesem Objekt gestertet haben, bewirkt keine Änderungen der Termine! Eine nachträgliche Änderung dieses Datums ist demzufolge zwar möglich aber führt zu keinen Änderungender Termine. Nachträgliche Änderungen führen Sie bitte unter dem menüpunkt „Aufgaben“ durch oder in der jeweiligen Regelaufgabe unter „Facilities“.

A2.2.6 – Wartungstag

An dieser Stelle kann man einen Wartungstag angeben. Wiederkehrende Aufgaben lassen sich auf diesen Wartungstag hin einplanen. Der „Wartungstag“ wird in der Regelaufgabe im Rhythmus „wöchentlich“ gesetzt.

A2.2.7 – Status

Hier kann die Liegenschaft aktiviert und deaktiviert werden. Bei Deaktivierung wird Sie anschließend durchgestrichen dargestellt und es können keine Aufgaben mehr für diese Liegenschaft erstellt werden.

A2.2.8 – Leerstand Checkbox

An dieser Stelle können Sie einen Haken setzen, wenn das Objekt Leerstand aufweist und Leerstandmanagement durchgeführt werden soll. Leerstandsmanagement muss allerdings vorher auf der Liegenschaftsebene unter dem Reiter „Weitere“ aktiviert werden.

A2.2.9 – Objektadresse

An dieser Stelle kann man die Objektadresse lesen. Diese muss wie bei „Eigentümer“ vorher im Reiter Adressen hinterlegt worden sein. Die Objektadresse wird hier nur in der Ebene der Liegenschaft und Gebäude angezeigt.

A2.2.10 – Kartenansicht

Wenn Sie „Auf Karte anzeigen“ drücken, werden Koordinaten der Adresse gesucht und auf der Karte ausgegeben. Diese Adresse kann man unter anderem im extra Modul net-haus Map nutzen, um sich Firmen oder Mitarbeiter aus der näheren Umgebung anzeigen zu lassen.

A2.2.11 – Projektnummer

Hier können Angaben bezüglich der Projektnummer getätigt werden.

A2.2.12 – Feld 1 und 2

Was Feld 1 oder 2 für Felder sein sollen, können Sie unter Optionen – Weitere – Sonstige angeben. An dieser Stelle können Sie den passenden Wert zu dem individualisierbaren Feld angeben.

A2.2.13 – Angabe zur Kostenstelle

An dieser Stelle können Sie Angaben bezüglich der Kostenstelle machen.

A2.2.14 – Angaben aus dem Grundbuch

Hier können Sie Angaben aus dem Grundbuch eingeben.

A2.3 – Reiter Adressen

Unter dem Reiter Adressen können Sie spezielle Objektadressen hinterlegen. Dazu gehört die Objekt-, Eigentümer-, und Rechnungsanschrift, welche später automatisch für Arbeitsscheine übernommen werden. Zusätzlich können Sie hier aber auch feste Gewerke-Adressen für ein Objekt hinterlegen. Wenn Sie also einen festen Hausmeister, eine bestimmte Aufzugsfirma oder einen konkreten Dachdecker für ein Objekt hinterlegen wollen, ist dies hier möglich. Vorteil dabei ist, dass wenn später im Tagesgeschäft ein Arbeitsauftrag in einem Objekt für ein bestimmtes Gewerk geplant wird, hinterlegt das Programm die zugrundeliegende Adresse automatisch als Leistungsempfänger. Dies kann in jedem Objekt separat zugewiesen werden.

A2.3.1 – Adresszuordnung in untergeordnete Objekte übernehmen

Die angegebenen Adressen werden nach Betätigen des Knopfes auf die darunter gelegenen Strukturelemente kopiert. Diese erhalten also die gleichen Informationen wie die Ebene, in der man sich zu dieser Zeit befindet. Per Check-Box kann ausgewählt werden, ob die Adresse des Objektes, des Eigentümers oder die Rechnungsadresse ebenfalls in die darunter gelegenen Ebenen kopiert werden sollen.

A2.3.2 – Leistungsbereiche

Mit Hilfe des Filters kann man sich entweder alle oder nur die ausgefüllten Leistungsbereiche anzeigen lassen.

A2.3.3 – Aufklappen

Nach Betätigung des Knopfes werden Ihnen nähere Informationen zu der eingetragenen Adresse angezeigt.

A2.3.4 – Bearbeiten-Stift

Mit Hilfe des Knopfes können Sie die Adressen hinzufügen, bearbeiten oder löschen.

A2.3.5 – Spaltenansicht speichern oder zurücksetzen

Mit Hilfe des Filters kann man sich entweder alle oder nur die ausgefüllten Leistungsbereiche anzeigen lassen.

A2.4 – Reiter Dokumente

An dieser Stelle können Sie wichtige Dokumente hinterlegen und verschiedene Gruppen zur Struktuirierung dieser anlegen. Die richtigen Dokumente für das Hinterlegen bei den Objektdaten sind auf Liegenschaftsebene beispielsweise Lagepläne, Grundrisse, Flurkarten, Wegbeschreibungen und andere Unterlagen, die sich auf das Objekt an sich beziehen. Bei den Etagen könnte man Verteiler- oder Geschosspläne hinterlegen. Bezüglich der Raumebene sollten sich die Dokumente nur auf den jeweiligen Raum beziehen. Ansonsten ist das Dokument in den Ebenen darüber besser aufgehoben.

A2.4.1 – Neues Dokument

Mit diesem Knopf können Sie ein neues Dokument hochladen. Das gelingt, indem man das Dokument im Ordnerverzeichnis sucht, eine Bezeichnung eingibt sowie dem Dokument eine Gruppe zuweist, damit die Ansicht auch bei vielen Dokumenten immer strukturiert bleibt.

A2.4.2 – Bearbeiten-Stift

Mit Hilfe des Bearbeiten-Stifts können Sie das Dokument umbennen und eine Gruppe zuweisen.

A2.4.3 – Vorschau im gleichen Fenster

Wenn man diesen Knopf drückt, öffnet sich das Dokument im gleichen Fenster.

A2.4.4 – Gruppierung der Dokumente

Die Gruppierung der Dokumente benötigt man, um auch bei einer großen Anzahl an Dokumenten die Übersicht zu behalten.

A2.4.5 – Vorschau im neuen Fenster

Wenn man diesen Knopf drückt, öffnet sich das Dokument in einem neuen Fenster in Ihrem Internet-Browser.

A2.5 – Reiter Notizen

In diesem Reiter können Sie Ihre Notizen bezüglich der Objektdaten einfügen.

A2.6 – Reiter Weitere

Der Reiter Weitere ist auf der Liegenschaftsebene von großer Bedeutung. Hier kann die Freigabe für Nutzer erfolgen. Außerdem werden hier Einstellungen zum Qualitätsmanagement und der Benachrichtigungen zu Ticketeingängen getätigt. Das Leerstandsmanagement kann ebenfalls nur auf der Liegenschaftsebene aktiviert werden. Nur der Bereich der Systemdaten wird auch in den anderen Objekt-Ebenen angezeigt.

A2.6.1 – Rang (Reihenfolge)

Bei Elementen der gleichen Ebene wird von Hause aus nach Alphabet sortiert. Falls Sie eine andere Sortierung möchten, können Sie hier per Nummer (oder auch dem Rang) die Reihenfolge festlegen. An wie vielter Stelle soll das Objekt angezeigt werden?

A2.6.2 – Toleranz GPS

Hier können Angaben betreffend der Toleranz in Bezug auf die GPS-Koordinaten des Objekts getätigt werden. Die Angabe ist in Meter und soll den Radius von der berechneten Koordinate angeben, in dem sich noch die Fläche des Objekts befindet. Große Objekte benötigen also eine hohe Meter-Anzahl. Ansonsten zählt eine Position einen Meter neben der Koordinate nicht mehr zum Objekt. Das kann Funktionen des hausmanagers behindern, die sich auf die GPS-Daten des Objektes beziehen.

A2.6.3 – Schlüssel für den Datenabgleich

Hier befindet sich der genaue Datenschlüssel wenn dieses Objekt durch einen Import ins Programm integriert wurde und ggf. auch regelmäßig aktualisiert wird. 

A2.6.4 – Schnittstelle angeben

An dieser Stelle wird die Schnittstelle angegeben (soweit vorhanden).

A2.6.5 – Letzter Abgleich

Hier wird Ihnen das Datum des letzten Abgleichs mit der Schnittstelle angezeigt.

A2.6.6 – Link

An dieser Stelle können Sie einen Link zur Homepage angeben. Durch Klicken auf die Weltkugel wird dieser geöffnet.

A2.6.7 – Link zur Ticketeingabemaske

Wenn  Sie auf „Ticker“ drücken, werden Sie zu einer Ticketeingabemaske weitergeleitet. Welche Ticketeingabemaske bei welchem Nutzer angezeigt wird, können Sie bei den Nutzereinstellungen im Menüpunkt Nutzer angeben. Dieser Ticker ist der sogenannte „Objekt-Ticker“. D.h., beim Aufruf deises Links ist der Ort bereits fest eingestellt. 

A2.6.8 – Leerstandsmanagement

Wenn an dieser Stelle ein Haken gesetzt ist, ist das Leerstandsmanagement in dieser Liegenschaft aktiv. Den Haken, um einen Leerstand zu kennzeichnen, setzt man aber im Reiter Grunddaten.

A2.6.9 – Nutzer freigeben

Durch das Anhaken der Nutzer können Sie diese für die Liegenschaft freigeben. Freigegebene Nutzer werden zusätzlich gelb hinterlegt.

A2.6.10 – Ticketeingang – Benachrichtigung

Im hausmanager können Sie einstellen, dass Benachrichtigungen zu Ticketeingängen stattfinden sollen. Hier an dieser Stelle können Sie den Absender dieser E-Mail-Benachrichtigungen festlegen, sowie an welche Adresse eine Kopie dieser Benachrichtigung gesendet werden soll.

Für das Modul Qualitätsmanagement:

A2.6.11 – Bewertungsmaßstab festlegen

Hier kann man die Angabe machen, ab welchem Prozentsatz der Erfüllung der Qualitätskriterien ein gut oder mittel oder schlecht als Bewertung (Ampel: grün, gelb, rot) angegeben wird.

A2.6.12 – Losgröße 

Hier gibt man die Anzahl der zu betreuenden Räume an.

A2.6.13 – Prüflevel

An dieser Stelle gibt man das Prüflevel nach DIN EN 13549 an. Dafür muss die Chekcbox links daneben angehakt sein. Es gibt 3 verschiedene Prüflevel. Je höher das Prüflevel ist, desto höher ist die Genauigkeit und damit verbunden die Anzahl der zu prüfenden Räume.

A2.6.14 – Prüfmenge

Hier wird die Anzahl zu prüfender Räume angezeigt. Wenn man den Haken bei der DIN EN 13549 gesetzt hat, errechnet sich dieser Wert automatisch aus der Losgröße und dem Prüflevel. Wie viele Räume müssen geprüft werden, damit das Prüflevel 1, 2 oder 3 erreicht wird?

A2.6.15 – Anzahl QM-Checks

An dieser Stelle werden die im Objekt bislang abgelegten „Regel-QM-Prüfaufgaben“ angezeigt. 

A2.6.16 – Zufall

Welche Räume geprüft werden sollen, können Sie vom System her zufällig bestimmen lassen. Dafür setzen Sie an dieser Stelle einen Haken.

A2.6.17 – E-Mail-Template

An dieser Stelle können Sie die E-Mail-Vorlage auswählen, die mit dem QM-Report verschickt werden soll. Diese können Sie vorher in den Optionen unter dem Reiter Aufgaben und dem Punkt E-Mail-Versand anlegen.

A2.6.18 – E-Mail-Empfänger QM-Bericht

An dieser Stelle können Sie die Empfänger des QM-Berichts angeben.

A2.6.19 – Mehrfachverwendung QM-Checks

Die Mehrfachverwendung ist eine Sonderfunktion für die Fälle, wo kein fertiges Raumbuch zur Verfügung steht. Falls kein festes Raumbuch vorhanden ist, kann man die Qualitätsprüfung eines Muster-Raums oder eines Muster-Objekts einfach im Anschluss für mehrere Räume oder Objekte wiederverwenden. Welcher Raum genau geprüft wurde, wird nach der Prüfung in den Bemerkungen festgehalten. Da Sie hier die Räume selbst eingeben müssen, kann man sich hier keine zufällige Auswahl an Räumen vom System erstellen lassen.

A2.7 – Filter für Mandanten

An dieser Stelle können Sie Ihre Objekte nach Mandanten filtern.

B1 – Strukturbaum Facilities (aus Stammdaten)

B1.1 – Objektsuche

Suchen Sie nach Objektnamen und starten Sie die Suche mit „Enter“. Die Ergebnisse stehen dann zur Auswahl bereit.

B1.1.1 – Suchparameter wählen

Wählen Sie hier den Suchparameter, nach dem Sie gezielt suchen möchten. Ihnen werden nach Eingabe und Bestätigung alle Objekte angezeigt, die dem Suchbegriff des gewählten Suchparameters entsprechen.

B1.1.2 – Verfeinerte Suche

Suchen Sie innerhalb der Objektstruktur nach bestimmten Attributen, statt allgemein über alle Attribute hinweg zu suchen.

B1.1.3 – Individuelle Felder

Bei der Verwaltung von Objektdaten stehen Ihnen zwei Felder zur individuellen Nutzung zur Verfügung. Im Menü „Optionen“ > „Weitere“ > „Sonstige“ können Sie die Felder „Feld 1“ und „Feld 2“ individuell benennen.

B1.1.4 – Erweiterte Suche nach bauteilspezifischen Parametern

Wählen Sie als Suchparameter „erweiterte Suche“ aus, so können Sie nach Objekten suchen, denen Anlagen oder Leistungen mit spezifischen Attributen zugeordnet sind.

B1.2 – Weitere Funktionen

An dieser Stelle befinden sich weitere wichtige Funktionen für verschiedene Typen von Facilities.

B1.2.1 – Inventarnummer auf Eindeutigkeit prüfen

Die Inventarnummern der Facilties müssen eindeutig sein. Diese Funktion vergleicht alle Nummern und schaut nach Dopplungen.

B1.2.2 – Ausstattung übernehmen

Nach dem Anlegen der Facilities in dem Raum kann man nun per Knopfdruck auf Ausstattung übernehmen alle Räume der gleichen Nutzungsart/ Raumkategorie mit den selben Facilities ausstatten. Diese Übernahme findet jeweils liegenschaftsweise und nicht liegenschaftsübergreifend statt.

B1.2.3 – Virtuelle Zähler berechnen

An dieser Stelle kann man virtuelle Zähler berechnen lassen. Diese setzen sich aus realen Zählern zusammen.

B1.2.4 – Strukturebene aktualisieren

An dieser Stelle können Sie die Strukturebene aktualisieren.

B1.2.5 – Importvorlage Maßnahmen

An dieser Stelle können Sie die Import-Vorlage für Maßnahmen herunterladen.

B1.2.6 – Import Maßnahmen

An dieser Stelle können Sie Ihre Import-Vorlage für Maßnahmen hochladen.

B1.3 – Neu (Facility)

An dieser Stelle können Sie Bauteile aus den Stammdaten zu den Objektdaten zuweisen, also Ihre Bauteile verorten oder Leistungen aktivieren.

B1.4 – Bearbeiten (Facility)

An dieser Stelle können Sie Stammdaten kopieren oder verschieben.

B2 – Stammdatenbereich

B2.1 – Reiter Übersicht

Sobald man auf der linken Seite eine Auswahl trifft, werden die entsprechenden Facilities dieser Ebene und die auf den Ebenen darunter in der Übersicht angezeigt.

B2.1.1 – Ansicht auswählen

An dieser Stelle können Sie eine aus Ihren vorher gespeicherten Ansichten auswählen.

B2.1.2 – Objektsuche

Mit Hilfe dieser Text-Suche und dem Auswählen des korrekten Bauteiltyps aus dem Drop-Down-Menü darunter können konkrete Bauteile gesucht werden.

B2.1.3 – Filtereinstellungen

An dieser Stelle kann nach Bauteilen oder Feldern gefiltert werden.

B2.1.4 – Ohne Maßnahmen

An dieser Stelle können Sie entscheiden, ob in der Tabelle darunter keine Maßnahmen angezeigt werden sollen.

B2.1.5 – Sammeldownload

Mit Hilfe dieses Knopfes können Sie alle hinterlegten Dokumente herunterladen. Sie können vorab auswählen, welche Dokument-Typen (Word, Excel, PDF oder sonstige Dokumente) Sie herunterladen wollen. Die Datei müssen Sie im Nachhinein noch entpacken.

B2.1.6 – Spalten festlegen

An dieser Stelle können Sie Spalten ein- und ausblenden sowie die Reihenfolge dieser bestimmen.

B2.1.7 – Filter

An dieser Stelle können Sie Filter verwalten sowie den Startfilter (der als Standard eingestellte) festlegen.

B2.1.8 – Exportmöglichkeiten

Hier können Sie die Daten aus der Tabelle in verschiedene Dateiformate exportieren.

B2.1.9 – Link zum Facility

Wenn Sie auf den unterstrichenen Namen des Facility klicken, gelangen Sie in den Reiter Grunddaten des angeklickten Facility. Das Facility ist nun ausgewählt und Sie können sich auch die anderen Reiter Übersicht, Leistungsverzeichnis, Dokumente und Zählerstände anzeigen lassen. Die Übersicht wurde bereits weiter oben erklärt.

B2.2 – Reiter Grunddaten

In diesem Reiter werden Felder des Facilities angezeigt. Diese Felder können im Menüpunkt Stammdaten als Vorlage erstellt werden.

B2.2.1 – AKS-Schlüssel

Der AKS-Schlüssel darf nur einmal vergeben sein.

B2.2.2 – Namenszusatz

Sie können hier einen Namenszusatz angeben.

B2.2.3 – Diverse Felder

An dieser Stelle werden Felder des Facilities angezeigt.

B2.2.4 – Status

An dieser Stelle können Sie das Facility inaktiv setzen.

B2.3 – Reiter Leistungsverzeichnis

An dieser Stelle können Sie wiederkehrende Aufgaben angeben.

B2.3.1 – Neue wiederkehrende Aufgabe

An dieser Stelle können Sie eine wiederkehrende Aufgabe anlegen.

B2.3.2 – Wiederkehrende Aufgabe bearbeiten

An dieser Stelle können Sie eine wiederkehrende Aufgabe bearbeiten.

B2.3.3 – Wiederkehrende Aufgabe kopieren

An dieser Stelle können Sie eine wiederkehrende Aufgabe kopieren.

B2.3.4 – Löschen oder Deaktivieren

An dieser Stelle können Sie eine wiederkehrende Aufgabe löschen oder deaktivieren.

B2.4 – Reiter Dokumente

An dieser Stelle können Sie Dokumente hinterlegen und verschiedene Gruppen zur Strukturierung dieser anlegen. Die richtigen Dokumente für das Hinterlegen bei den Facilities sind zum Beispiel Lagepläne oder andere Dokumente, die sich genau auf das individualisierte Facility beziehen.

B2.4.1 – Neues Dokument

Mit diesem Knopf können Sie ein neues Dokument hochladen. Das gelingt, indem man das Dokument im Ordnerverzeichnis sucht, eine Bezeichnung eingibt sowie dem Dokument eine Gruppe zuweist, damit die Ansicht auch bei vielen Dokumenten immer strukturiert bleibt.

B2.4.2 – Bearbeiten-Stift

Mit Hilfe des Bearbeiten-Stifts können Sie das Dokument umbennen und eine Gruppe zuweisen.

B2.4.3 – Vorschau im gleichen Fenster

Wenn man diesen Knopf drückt, öffnet sich das Dokument im gleichen Fenster.

B2.4.4 – Gruppe des Dokuments

Die Gruppierung der Dokumente benötigt man, um auch bei einer großen Anzahl an Dokumenten die Übersicht zu behalten.

B2.4.5 – Vorschau im neuen Fenster

Wenn man diesen Knopf drückt, öffnet sich das Dokument in einem neuen Fenster in Ihrem Internet-Browser.

B2.5 – Reiter Zählerstände

An dieser Stelle können Sie nähere Informationen zu Ihren Zählerständen erfahren.