Rechnungen-Menü

Inhaltsverzeichnis

Übersicht „Rechnungen-Menü“

A – Objektstruktur

A1 – Objektsuche

Hier kann man die Anzeige mit Objektbezug einstellen.

Suche Sie nach Objektnamen und Starten die Suche mit „Enter“. Die Ergebnisse stehen dann zur Auswahl bereit.

A2 – Verfeinerte Suche

Suchen Sie innerhalb der Objektstruktur nach bestimmten Attributen, statt allgemein über alle Attribute hinweg zu suchen.

A2.1 – Suchparameter wählen

Wählen Sie hier den Suchparameter, nach dem Sie gezielt suchen möchten. Ihnen werden nach Eingabe (2.4) und Bestätigung alle Objekte angezeigt, die dem Suchbegriff des gewählten Suchparameters entsprechen.

A2.2 – Individuelle Felder

Bei der Verwaltung von Objektdaten stehen Ihnen zwei Felder zur individuellen Nutzung zur Verfügung. Im Menü „Optionen“ > „Weitere“ > „Sonstige“ können Sie die Felder „Feld 1“ und „Feld 2“ individuell benennen.

A2.3 – Erweiterte Suche nach bauteilspezifischen Parametern

Wählen Sie als Suchparameter „erweiterte Suche“ aus, so können Sie nach Objekten suchen, denen Anlagen oder Leistungen mit spezifischen Attributen zugeordnet sind.

A2.4 – Suchfeld (Verfeinerte Suche)

Geben Sie hier Ihren Suchbegriff ein und Bestätigen Sie mit Enter-Taste oder Klick auf das nebenstehende Icon. Ihre Suchtreffer werden anschließend im gleichen Fenster angezeigt.

A3 – Auswahl zurücksetzen

Setzen Sie die Selektion von Objekten zurück. Wenn Sie ein Objekt ausgewählt haben, werden nach Zurücksetzen der Auswahl wieder alle Aufgaben für alle Objekte angezeigt.

A4 – Objekt-Strukturbaum

Die Ordner stellen Ihre Objektgruppen dar. Durch Öffnen der Ordnerstruktur werden die untergeordneten Objektebenen angezeigt. So können Sie Gruppen, Liegenschaften, Gebäude, Einheiten und Räume anzeigen lassen. Durch einen Klick auf das jeweilige Objekt werden alle Daten im Rechnungenbereich nach diesem Objekt hin gefiltert. Durch die Schaltfläche „Auswahl zurücksetzen“ können Sie die Objektselektion zurücksetzen. Im Menü „Objekte & Facilities“ können Sie Ihre Objekte verwalten.

A5 – Mandanten-Auswahl

Über diese Schaltfläche können Sie die Auswahl bezüglich Mandanten vornehmen.

B – Rechnungen-Übersicht

B1 – Ansicht wählen

Im hausmanager haben Sie die Möglichkeit eigene Ansichten zu erstellen und zu verwalten. In einer Ansicht werden die konfigurierten Spalten samt Spaltenbreite, sowie gewählte Filterungen und auch Zeitraumfilter gespeichert. Auf diese Weise können Sie häufig verwendete Ansichten schnell wechseln und die Informationen nach Ihren eigenen Bedürfnissen anzeigen lassen.

B2 – Zeitraumfilter 

Wählen Sie einen individuellen Zeitraum aus. Selektieren Sie dazu Start- und Enddatum über die Kalenderfunktion. Ihnen werden alle Informationen / Rechnungen angezeigt, deren Fälligkeitsdatum innerhalb des gewählten Zeitraumes liegen.

rechts daneben:

Filtern Sie die angezeigten Informationen nach festen Zeiträumen. Gefiltert wird stets nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung. Die folgenden Optionen stehen zur Verfügung:

• Heute: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum „Heute“ an.
• Woche: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum in der aktuellen Woche an.
• Monat: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im aktuellen Monat an.
• Vormonat: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im vorhergehenden Monat an.
• Monat + 1: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im nächsten Monat an.
• Quartal: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im aktuellen Quartal an.
• Jahr: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im aktuellen Jahr an.
• Vorjahr: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum im vorhergehenden Jahr an.
• Historie: Zeigt Informationen / Rechnungen mit Fälligkeitsdatum über den gesamten verfügbaren Zeithorizont an.

B3 – Zusatz-Filter für Aufgaben

Mit der Auswahl können Sie die Auswahl der Aufgaben, die zur Abrechnung vorgeschlagen wurden, filtern.

In diesem Filter kann zwischen „Alle Rechnungen“, „Nicht abgerechnet“, „Nicht bezahlt“, „Stornierung“ und „Sammelrechnung“ unterschieden werden.

Alle Rechnungen –  Anzeige aller Aufgaben die abgerechnet wurden unabhängig davon ob bezahlt, unbezahlt+

Nicht Abgerechnet  –  Anzeige aller Aufgaben die zur Abrechnung vorgeschlagen werden

Nicht Bezahlt – Anzeige der abgerechneten Aufgaben die als nicht bezahlt dargestellt werden

Stornierung – Anzeige der Aufgaben die storniert wurden

Sammelrechnung – Anzeige der Aufgaben die zur Sammel- Abrechnung vorgeschlagen werden

B4 – Adress-Filter

Mit dem Button können Sie die Auswahl zu den Rechnungen nach Adressen Filtern.

B6 – Starten Rechnungsstapel (Abrechnungsart)

Die Funktion Rechnungsstapel ermöglicht es Ihnen mehrere abzurechnende Aufgaben auszuwählen und für diese Aufgaben mit einer Aktion auch gleich mehrere Rechnungen zu erzeugen. Sie haben die Möglichkeit Aufgaben mit einem Objektbezug auszuwählen oder übergreifend für alle Objekte Rechnungen zu erstellen.

B6.1 – Vorlage

Mit der Auswahl können Sie die gewünschte Dokumenten-Vorlage für Rechnungen auswählen.

Hinweis: Mit dem Modul net-haus Designer können Sie individuelle Dokumentenvorlagen erstellen.

B6.2 – Rechnungen

Mit der Auswahl können Sie entscheiden ob die zu erstellenden Rechnungen in einem Dokument oder in einzelnen Dokumenten erscheinen soll.

B6.3 – Rechnungsdatum

Mit der Auswahl können Sie das Rechnungsdatum für die zu erstellenden Rechnungen festlegen.

B6.4 – Vorschau

Mit diesem Button erhalten Sie eine Vorschau zu den zu erstellenden Rechnungen. 

B6.5 – Ausgabe

Mit diesem Button können Sie für die gewählten Aufgaben Rechnungen erstellen. 

B6.6 – E-Mail-Versand

Mit diesem Button erhalten Sie die Möglichkeit alle ausgewählten Rechnungen über den E-Mailversand per E-Mail zu versenden.

Rechnung die für den E-Mail Versand vorgesehen sind werden hier mit einem Haken angezeigt.

B7 – Sammelrechnung (Abrechnungsart)

Mit dem Button erhalten Sie die Möglichkeit mit Auswahl der Checkbox mehrere Aufgaben in eine Sammelrechnung zusammen zufassen.

Diese Funktion kann nur aktiviert werden, wenn im Filter nur Sammelrechnungen eingestellt sind.

Mit der Funktion Sammelrechnung können Sie die Material- und Lohnpositionen von mehreren Aufgaben, die für den Abrechnungstyp Sammelrechnung vorgesehen sind, zu einer einzelnen Aufgabe zusammenfassen und im Anschluss abrechnen. Die erstellte Sammelaufgabe finden Sie im Nicht abgerechnete Leistungen wieder.

B7.1 – Vorschau

Mit diesem Button erhalten Sie eine Vorschau zu den zu erstellenden Rechnungen. 

B7.2 – Start

Mit diesem Button können Sie die ausgewählten Aufgaben zu einer Aufgabe (Sammelaufgabe) zusammenfassen. 

B8 – Ausdruck

Mit dem Button erstellen Sie einen Rechnungs-export unter der Berücksichtigung der gewählten Reporte.

Rechnungsausgangsbuch:  Übersicht der Rechnungen nach Status OFFEN / BEZAHLT / STORNIERT

Offene Rechnungen: Übersicht der Rechnungen nach Status OFFEN

Exportrechnung: Steht nur nach Aktivierung zur Verfügung und dient zur Erstellung einer xls. Vorlage für einen anschließenden Rechnungsimport  für Buchhaltungsprogramme. Im Menü Optionen Material und Rechnung können Sie die Vorlage für den Rechnungsexport erstellen.

B9 – Dokumente herunterladen

Mit dem Button haben Sie die Möglichkeit die unterschiedlichen Dokumenten Typen und Rechnungen herunter zuladen. 

B10 – Such-Filter

Über diese Schaltfläche können Sie die Textsuche zu spezifischen Rechnungsinhalten nutzen. Unter Berücksichtigung vorgegebener Kriterien werden Ihnen die Rechnungen / Informationen angezeigt, die Ihrer Suche entsprechen.

B11 – Dropdown für Suchfilter

Mit der Auswahl haben Sie die Möglichkeit die Suche nach Rechnungs- oder Kostenstellennummern durchzuführen. (Bezieht sich auf Such-Filter)

B12 – Schnellansicht

Durch öffnen der Schnellansicht erhalten Sie einen kurzen Überblick zum Inhalt einer Rechnung. Außerdem können Sie so schnell auf Dokumente zugreifen.

B13 – Bearbeiten Stift

Mit Auswahl der Schaltfläche erhalten Sie die Möglichkeit  sich Detailinformationen zu einer Aufgabe anzeigen zu lassen.

B14 – Rechnungsprüfung

Nachdem Sie mit dem hausmanager Rechnungen erzeugt haben und diese Rechnungen an Ihre Leistungsempfänger (Kunden) versendet haben, können Sie den hausmanager auch dazu nutzen, die eingegangenen Zahlungen zu Ihren Rechnungen zu hinterlegen bzw. die Rechnungen zu stornieren.

Mit diesem Button können Sie die Rechnungsprüfung zur Rechnung mit Unterstützung der aufgeführten Funktionen durchführen. Sie haben nun folgende Wahlmöglichkeiten:

Voller Rechnungsbetrag: Der volle Betrag der in der Rechnung angegebenen Summe, wurde bezahlt. Skonto wurde nicht berücksichtigt.

Voller Rechnungsbetrag mit Skonto: Der volle Betrag der Rechnung mit Berücksichtigung des Skonto wurde bezahlt.

Tatsächlicher Betrag: Vom Leistungsempfänger (Kunde) wurde ein anderer Betrag, als der auf der Rechnung angegebene, bezahlt. Sie können diesen Betrag in dem dazugehörigen Textfeld hinterlegen. Die Rechnung ist aber trotz Teilzahlung erledigt

Teilzahlung:  Der Teilbetrag einer Zahlung kann hier eingetragen werden.

Stornierung: Eine Stornierung der Rechnung kann hier erfolgen.

Sammelrechnung Aufgaben freigeben:  durch Verwendung der Schaltfläche können Sie die Masteraufgabe/ Sammelrechnungsaufgabe auflösen und zur Neuabrechnung freigeben

B15 – Status der Rechnung / Abrechnungssymbol

In dieser Ansicht erhalten Sie einen Überblick zu den Rechnungen und Ihrem Status: ​

B16 – Spalten bearbeiten

Hier kann die Anordnung der Spalten geändert sowie weitere Spalten ergänzt oder auch gelöscht werden.

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B17 – Filter speichern / Filter verwalten

Über diese Schaltfläche können Sie die Ansicht im Menü Rechnungen anpassen.

Entscheiden Sie selbst ob der definierte Filter  für alle Nutzer zur Verfügung stehen soll und Sie können entscheiden ob der Filter nicht verändert werden darf. (Einstellung: gesperrt) Jeder Nutzer kann sich somit seine Startansicht im Hausmanager definieren.

B17.1 – Startansicht speichern

Filteransicht mit Auswahlmenü und Checkboxen zur Einstellung der Sichtbarkeit zum Startfilter

B17.1.1 – Filtername

Über diese Schaltfläche können Sie dem gewünschten Startfilter einen Namen geben. 

B17.1.2 – Öffentlich

Entscheiden Sie, ob der Filter allen Nutzern des Hausmanager zur Verfügung steht (Haken gesetzt) oder dieser nur für Sie als Nutzer zur Verfügung steht. 

B17.2 – Startansicht verwalten

Einstellung mit Wahloption zum Startfilter und erstellte Filter löschen

B17.2.1 – Startansicht

Entscheiden Sie über diese Schaltfläche, welcher Filter Ihr neuer Startfilter wird. Sie haben die Möglichkeit aus bereits definierten Filtern auszuwählen.

B17.2.2 – Löschen

Löschen Sie hier über das Auswahlmenü definierte Filter.

B18 – Report

Mit Auswahl der Funktion SPALTEN und anschließender Auswahl REPORT können Sie die gewählten Informationen aus den einzelnen Spalten per xls. ausgegeben.