Tickets

Mit dem integrierten Ticketsystem im hausmanager können Sie Tickets / Meldungen für Objekte und Anlagen (Inventar, technische Anlagen, Zähler, oder Dienstleistungen) erfassen und ins System hausmanager melden. Diese Meldungen / Tickets mit eindeutiger Vorgangsnummer werden im Menü > Tickets angezeigt und können hier in eine Aufgabe gewandelt werden. D. h. ein Ticket kann anschließend in eine Aufgabe gewandelt werden. Erst innerhalb der Aufgabe können Informationen zur Bearbeitung (Ausführender, Ausführungsdatum, Teilstatus, etc.) eingetragen werden. Ein Ticket kann natürlich auch einfach geschlossen werden, wenn keine weitere Tätigkeit daraus entstehen soll.

Es besteht die Möglichkeit das Ticketsystem zu automatisieren, sodass eine aktive Bearbeitung von Ticket > zu Aufgabe nicht mehr erfolgen muss. So können Sie festlegen, dass alle Tickets generell automatisch dem Mitarbeiter XY als Aufgabe zugewiesen werden oder Tickets nur für bestimmte Leistungsbereiche einer festen Person direkt als Aufgabe zugeordnet werden. Diese Funktion ist als „Autoticket“ im System integriert.

Des Weiteren können Sie auch alle eingehenden E-Mails eines fest definierten E-Mail-Kontos direkt an das Ticketsystem (Menüpunkt „Tickets“) im hausmanager senden. Diese Tickets können dann wieder durch Zuordnung des Objektes als Aufgabe weitergeführt werden.

Hinweis:

Sie können individuelle Ticketvarianten definieren mit Eingabefeldern, welche Sie vom Namen und den Eingabemöglichkeiten vorgeben. Im Menü Optionen > Ticketsystem erhalten Sie einen Überblick zu den Anpassungsmöglichkeiten zum Ticketsystem, der Ticketformulare, zu den Einstellungen zum Automatisierungsprozess und dem E-Mail-Versand.

Inhaltsverzeichnis

A – Tickets – Übersicht

Im Menüpunkt Tickets erhalten Sie einen Überblick zu allen eingegangenen Tickets, unabhängig des Bearbeitungsstandes.

Die Standard-Einstellung im Menü Tickets ist der Status OFFEN. Weiterhin kann sich ein Ticket im Status „in Bearbeitung“, „Erledigt“ oder „nicht notwendig“ befinden.

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A1 – Zeitraumfilter

Über die Auswahl können Sie den gewünschten Zeitraum für Ihre Ticketübersicht auswählen. Standardgemäß werden Ihnen immer die tagesaktuellen Tickets angezeigt.

A2 – Mandanten

Mit diesem Button können Sie die Auswahl des Mandanten vornehmen. Ob eine Mandantenauswahl zur Verfügung gestellt werden soll, kann der Nutzer > Admin im Menü > Nutzerrollen für den einzelnen Nutzer festlegen. Mandanten können unter dem Menüpunkt „Optionen“ -> „Material/Rechnung“ gepflegt werden. Im Standard befindet sich dort ein Mandant. Nur wenn ganze Objekte durch einen anderen Mandanten bewirtschaftet werden (z. B. Tochterunternehmen) dann können mehrere Mandanten Sinn machen.

A3 – NEU

Mit diesem Button können Sie ein neues Ticket anlegen. Im Anschluss werden dem Ticketmelder die Ticketvarianten zur Auswahl gestellt, welche beim Nutzer aktiviert wurden. Standardgemäß greift jeder Nutzer zunächst auf das Standard-Ticketformular zu.

A4 – Toolbar

Mit dem Button können Sie mit Unterstützung der Checkbox Tickets bearbeiten, schließen und per Schnellzuweisung verarbeiten.

Verarbeiten – Mit der Funktion „Verarbeiten“ kann jeweils ein Ticket zu einer Aufgabe verarbeitet werden.

Schließen – Der Vorgang wird mit dem Status NICHT NOTWENDIG markiert.

Schnellzuweisung – Wenn Sie mehrere Tickets gleichzeitig zu Aufgaben verarbeiten wollen, nutzen Sie die Funktion „Schnellzuweisung“. Hier werden in einem Auswahlfenster die Eingabe des Ausführenden / Verantwortlichen und des Plandatums abgefragt.

A5 – Spaltenansicht

Die Ansicht der Spalte kann in der Breite und Anordnung in der Ticketübersicht per Drag & Drop oder über den Spaltenfilter angepasst werden.

Die Ausgabe der zugehörigen Informationen per REPORT (xls.) erfolgt entsprechend der gewählten Spaltenbezeichnung.

A6 – Suche

In diesem Bereich erhalten Sie die Möglichkeit nach Inhalten (Text oder Zahl) zu SUCHEN.

A7 – Ticketübersicht

In dieser Ansicht erhalten Sie Detailinformationen zum Ticket und dem Bearbeitungsstand.

A8 – Spaltenfilter

In diesem Bereich können Sie Ihre Ansicht im Menü Ticket anpassen und speichern.

A9 – Seitenzahl

Mit diesem Button können Sie auswählen, wie viele Tickets in der Übersicht angezeigt werden sollen. Wechseln Sie bei vielen Ergebnissen zwischen den Seiten.

A10 – Zeige

In der Ansicht wird Ihnen die Gesamtanzahl der Tickets angezeigt.

B – Tickets – von Ticket zur Aufgabe per Schnellzuweisung

Über diesen Button können Sie ein Ticket per Schnellzuweisung einem Mitarbeiter oder anderen Empfängern als Aufgabe zuweisen.

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B1 – Schnellzuweisung

Über diesen Button und mit Auswahl der Checkbox können Sie einem Ticket direkt ein Datum zur Bearbeitung zuweisen.

B2 – Verantwortlicher

Über diesen Button können Sie auswählen, wer das Ticket als Aufgabe zur Bearbeitung erhält.

C – vom Ticket zur Aufgabe

Über diesen Button können Sie ein Ticket in eine Aufgabe umwandeln. Beim Wandeln des Tickets in eine Aufgabe können Sie das erstellte Ticket nachsteuern und korrigieren.

Es steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, das Ticket zum Objekt und auf einer neuen/ anderen Ebene zu platzieren und Sie haben des Weiteren die Möglichkeit aus Ihrem Leistungsverzeichnis auszuwählen.

In unserem Beispiel steht Ihnen bei einer Auswahl aus dem Leistungsverzeichnis Bedarfsleistung, vordefinierte Maßnahmen zur Auswahl (3. unten) zur Verfügung.

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C1 – Ansicht beim Ticket wandeln

In dieser Ansicht erhalten Sie einen Überblick zu den Objektstrukturen und zum Leistungsverzeichnis, damit Sie das Ticket in eine Aufgabe wandeln können.

D – vom Ticket zur Aufgabe Übersicht

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D1 – Ticketansicht

In diesem Bereich erhalten Sie einen Überblick zum Ticket.

D2 – Objektauswahl

In diesem Bereich erhalten Sie einen Überblick und die Auswahl zum Objekt.

D3 – Bauteil / Leistungsverzeichnis

In diesem Bereich können Sie ein Bauteil für das Ticket auswählen. In der Ansicht sind Bauteile / Platzhalter zum Leistungsverzeichnis > Regelleistung und Bedarfsleistung dargestellt. Die Auswahl zum Bauteil kann nur mit einem Bauteil erfolgen.

D4 – Notiz

In diesem Bereich können Sie Notizen zum Vorgang hinterlegen.

Hinweis: Hier kann eine Notiz hinterlegt werden, aus welchem Grund das Ticket nicht bearbeitet wurde.

D5 – Auswahl >Status<

Mit der Auswahl können Sie entscheiden, ob das Ticket in eine Aufgabe gewandelt werden soll.

Zur Auswahl stehen Ihnen folgende Status zur Verfügung:

Meldung als Offen markieren – das Ticket wird nicht gewandelt und verbleit mit Status OFFEN in der Ticket-Übersicht

Meldung in den Plan übernehmen – das Ticket wird in eine Aufgabe gewandelt

Meldung als Nicht Notwendig markieren – das Ticket wird nicht in eine Aufgabe gewandelt und verbleibt mit Status NICHT NOTWENDIG in der Ticket Übersicht

E – Ansicht der Aufgabe nach dem Wandeln des Tickets

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E1 – Aufgaben (Standort)

In diesem Bereich erhalten Sie Informationen zum Objektbezug und Bauteil.

E2 – Betreff

In diesem Bereich wird der Betreff – Text zum Ticket in der Aufgabe ausgegeben.

E3 – Beschreibung

In diesem Bereich wird der Inhalt zum Ticket ausgegeben.

Hinweis: Diese Funktion kann im Menü Optionen > Ticketsystem > Grundeinstellungen > Infos aus Ticker in den Langtext der Aufgabe übernehmen.

E4 – Übersicht

Mit der Auswahl erhalten Sie die Möglichkeit eine Aufgabe zu steuern. Hier kann die Zuweisung Kategorie, Priorität und einem Leistungsbereich erfolgen.

E5 – OK

Mit diesem Button können Sie die Aufgabe oder Änderungen speichern.

E6 – Abbrechen

Mit diesem Button können Sie den Vorgang abrechen.